Perencanaan, Pengorganisasian, Penetapan dalam Struktur Manajemen

Bagan 1

Perencanaan adalah proses dasar dimana manajemen memutuskan tujuan dan cara mencapainya. Handoko (1984) mendefinisikan perencaan adalah pemilihan sekumpulan kegiatan dan pemutusan selanjutnya apa yang harus dilakukan, kapan, bagaimana, dan oleh siapa. Dalam perencanaan manajer memutuskan “apa yang harus dilakukan, kapan melakukannya, bagaimana melakukannya, dan siapa yang melakukannya”. Perencanaan adalah suatu proses yang tidak berakhir. Hasil dari proses perencanaan adalah berupa rencana.

Analisis

Kementerian Keuangan khususnya di Direktorat Jenderal Perbendaharaan, Direktorat Jenderal Anggaran dan Pusintek sedang menanti diterapkanya SPAN sebagai sebuah perubahan besar di institusi ini. SPAN sebagai sebuah sistem akan membawa perubahan besar tidak hanya perubahan dari sistem lama ke sistem baru tetapi juga perubahan proses bisnis dan tentunya juga dengan segala implikasinya. 

Mereka membuat suatu perencanaan yang besar dalam suatu perusahaan yaitu berupa pergantian sistem lama ke sistem baru serta proses bisnis dengan segala implikasi  yang akan mengubah dan mengembangkan perusahaan mereka.

Salah satu dari implikasi tersebut adalah adanya rightsizing policy yang akan diterapkan di Kementerian Keuangan terkait perubahan struktur organisasi. Rightsizing policy adalah kebijakan yang diambil oleh pemangku kebijakan untuk menentukan bentuk organisasi yang ideal.

Pengertian rightsizing tidak hanya mengacu pada upaya perampingan organisasi tetapi juga, upaya untuk memperbesar organisasi.

Suatu perusahaan yang didirikan akan berkembang dan maju apabila, adanya suatu perencanaan yang matang dari pemimpin dan para staf yang bekerja di dalamnya. Perencanaan dan strategi-strategi sebaik terus mengalami perubahan dan kemajuan untuk mencapai hasil yang maksimal.

Di samping itu SPAN tidak hanya memperhatikan perkembangan perusahaannya dari sudut kwalitas strategi, namun mereka juga melihat dari sudut para karyawannya yang sering di pindah tugaskan. Seringnya di pindah tugaskan, mungkin akan membuat proses kinerja yang menurun.

Dalam proses rightsizing sebuah organisasi, mentalitas pegawai bersifat lebih tidak stabil karena adanya pemindahan pegawai yang mungkin tidak diinginkan, sehingga mudah sekali terpengaruh dan berdampak pada menurunnya semangat kerja dan rendahnya produktivitas. Guna mengantisipasi hal tersebut maka proses rightsizing, perlu didukung oleh visionary leadership dan reward successes.

Visionary leadership merupakan cara pandang strategis yang dimiliki oleh pimpinan organisasi untuk mengkomunikasikan berbagai alasan serta langkah-langkah pelaksanaan rightsizing kepada para pegawai dan masyarakat luas, sehingga diharapkan memperoleh dukungan secara optimal.

Dalam konteks SPAN hal ini dilaksanakan oleh Tim CMC (Change Management and Communication) SPAN dengan melalui media KISS (Komite Impliemntasi SPAN dan SAKTI).

 SPAN sangat memperhatikan kinerja para karyawannya, sehingga untuk menghindari penurunan kinerja dan motivasi karyawannya, SAPAN membuat sistem Reward success.

Reward Succes merupakan bentuk penghargaan yang diberikan oleh pimpinan organisasi kepada kelompok kerja yang berprestasi atau berbagai gagasan untuk memajukan organisasi.
dengan adanya reward succes ini, dimanapun penetapan para karyawan, kinerja mereka tidak akan mengalami penurunan, justru akan termotivasi dalam pengembangan perusahaan tersebut.

 

Pengorganisasian merupakan proses penyusunan struktur organisasi. T. Hani Handoko (1990) mengemukakan bahwa struktur organisasi disusun adalah untuk membantu pencapaian tujuan organisasi dengan lebih efektif. Struktur organisasi merupakan suatu kerangka yang menunjukkan seluruh kegiatan-kegiatan untuk pencapaian tujuan organisasi dan pola tetap hubungan-hubungan di antara  fungsi-fungsi, bagian-bagian atau posisi-posisi, maupun orang-orang yang menunjukkan kedudukan, tugas, wewenang, dan tanggung jawab yang berbeda-beda dalam suatu organisas

Pengorganisasian yang dilakukan oleh SPAN cukup berada dalam tingkat atau level yang baik.

Dalam hal Penajaman Fungsi Perbendaharaan meliputi penajaman fungsi pembinaan SDM, kehumasan, dan keterbukaan informasi publik, penajaman fungsi monitoring penyerapan pagu anggaran, penajaman fungsi sebagai pembinaan, koordinasi, dan supervisi pelaksanaan fungsi perbendaharaan.

Implementasi SPAN membawa dampak yang cukup besar bagi KPPN karena adanya beberapa perubahan proses bisnis. Proses bisnis di KPPN yang mengalami perubahan cukup mendasar antara lain proses bisnis yang terkait dengan manajemen komitmen, manajemen kas dan manajemen pembayaran serta manajemen pelaporan. Perubahan proses bisnis juga membawa pengaruh bagi perubahan pada beberapa tugas pokok dan fungsi di KPPN. Selain terkait perubahan pelaksanaan tugas pokok dan fungsi, KPPN juga mengalami perubahan struktur organisasi. Sehingga perkembangan suatu perusahaan lebih baik lagi dan hasil yang diterima juga akan maksimal.

Sumber : Stoner A.F James dan R . Edward Freeman. Manajemen edisi ke lima. University of                       Virginia 1995.

                 Cribbin James J .Kepemimpinan Strategi mengefektifkan organisasi.199

                  http://www.span.depkeu.go.id/content/strategi-penentuan-struktur-organisasi-kppn-yang-                          ideal