Perencanaan, Pengorganisasian, Penetapan dalam Struktur Manajemen

Bagan 1

Perencanaan adalah proses dasar dimana manajemen memutuskan tujuan dan cara mencapainya. Handoko (1984) mendefinisikan perencaan adalah pemilihan sekumpulan kegiatan dan pemutusan selanjutnya apa yang harus dilakukan, kapan, bagaimana, dan oleh siapa. Dalam perencanaan manajer memutuskan “apa yang harus dilakukan, kapan melakukannya, bagaimana melakukannya, dan siapa yang melakukannya”. Perencanaan adalah suatu proses yang tidak berakhir. Hasil dari proses perencanaan adalah berupa rencana.

Analisis

Kementerian Keuangan khususnya di Direktorat Jenderal Perbendaharaan, Direktorat Jenderal Anggaran dan Pusintek sedang menanti diterapkanya SPAN sebagai sebuah perubahan besar di institusi ini. SPAN sebagai sebuah sistem akan membawa perubahan besar tidak hanya perubahan dari sistem lama ke sistem baru tetapi juga perubahan proses bisnis dan tentunya juga dengan segala implikasinya. 

Mereka membuat suatu perencanaan yang besar dalam suatu perusahaan yaitu berupa pergantian sistem lama ke sistem baru serta proses bisnis dengan segala implikasi  yang akan mengubah dan mengembangkan perusahaan mereka.

Salah satu dari implikasi tersebut adalah adanya rightsizing policy yang akan diterapkan di Kementerian Keuangan terkait perubahan struktur organisasi. Rightsizing policy adalah kebijakan yang diambil oleh pemangku kebijakan untuk menentukan bentuk organisasi yang ideal.

Pengertian rightsizing tidak hanya mengacu pada upaya perampingan organisasi tetapi juga, upaya untuk memperbesar organisasi.

Suatu perusahaan yang didirikan akan berkembang dan maju apabila, adanya suatu perencanaan yang matang dari pemimpin dan para staf yang bekerja di dalamnya. Perencanaan dan strategi-strategi sebaik terus mengalami perubahan dan kemajuan untuk mencapai hasil yang maksimal.

Di samping itu SPAN tidak hanya memperhatikan perkembangan perusahaannya dari sudut kwalitas strategi, namun mereka juga melihat dari sudut para karyawannya yang sering di pindah tugaskan. Seringnya di pindah tugaskan, mungkin akan membuat proses kinerja yang menurun.

Dalam proses rightsizing sebuah organisasi, mentalitas pegawai bersifat lebih tidak stabil karena adanya pemindahan pegawai yang mungkin tidak diinginkan, sehingga mudah sekali terpengaruh dan berdampak pada menurunnya semangat kerja dan rendahnya produktivitas. Guna mengantisipasi hal tersebut maka proses rightsizing, perlu didukung oleh visionary leadership dan reward successes.

Visionary leadership merupakan cara pandang strategis yang dimiliki oleh pimpinan organisasi untuk mengkomunikasikan berbagai alasan serta langkah-langkah pelaksanaan rightsizing kepada para pegawai dan masyarakat luas, sehingga diharapkan memperoleh dukungan secara optimal.

Dalam konteks SPAN hal ini dilaksanakan oleh Tim CMC (Change Management and Communication) SPAN dengan melalui media KISS (Komite Impliemntasi SPAN dan SAKTI).

 SPAN sangat memperhatikan kinerja para karyawannya, sehingga untuk menghindari penurunan kinerja dan motivasi karyawannya, SAPAN membuat sistem Reward success.

Reward Succes merupakan bentuk penghargaan yang diberikan oleh pimpinan organisasi kepada kelompok kerja yang berprestasi atau berbagai gagasan untuk memajukan organisasi.
dengan adanya reward succes ini, dimanapun penetapan para karyawan, kinerja mereka tidak akan mengalami penurunan, justru akan termotivasi dalam pengembangan perusahaan tersebut.

 

Pengorganisasian merupakan proses penyusunan struktur organisasi. T. Hani Handoko (1990) mengemukakan bahwa struktur organisasi disusun adalah untuk membantu pencapaian tujuan organisasi dengan lebih efektif. Struktur organisasi merupakan suatu kerangka yang menunjukkan seluruh kegiatan-kegiatan untuk pencapaian tujuan organisasi dan pola tetap hubungan-hubungan di antara  fungsi-fungsi, bagian-bagian atau posisi-posisi, maupun orang-orang yang menunjukkan kedudukan, tugas, wewenang, dan tanggung jawab yang berbeda-beda dalam suatu organisas

Pengorganisasian yang dilakukan oleh SPAN cukup berada dalam tingkat atau level yang baik.

Dalam hal Penajaman Fungsi Perbendaharaan meliputi penajaman fungsi pembinaan SDM, kehumasan, dan keterbukaan informasi publik, penajaman fungsi monitoring penyerapan pagu anggaran, penajaman fungsi sebagai pembinaan, koordinasi, dan supervisi pelaksanaan fungsi perbendaharaan.

Implementasi SPAN membawa dampak yang cukup besar bagi KPPN karena adanya beberapa perubahan proses bisnis. Proses bisnis di KPPN yang mengalami perubahan cukup mendasar antara lain proses bisnis yang terkait dengan manajemen komitmen, manajemen kas dan manajemen pembayaran serta manajemen pelaporan. Perubahan proses bisnis juga membawa pengaruh bagi perubahan pada beberapa tugas pokok dan fungsi di KPPN. Selain terkait perubahan pelaksanaan tugas pokok dan fungsi, KPPN juga mengalami perubahan struktur organisasi. Sehingga perkembangan suatu perusahaan lebih baik lagi dan hasil yang diterima juga akan maksimal.

Sumber : Stoner A.F James dan R . Edward Freeman. Manajemen edisi ke lima. University of                       Virginia 1995.

                 Cribbin James J .Kepemimpinan Strategi mengefektifkan organisasi.199

                  http://www.span.depkeu.go.id/content/strategi-penentuan-struktur-organisasi-kppn-yang-                          ideal

                                                                                                                    

Perencanaa, Pengorganisasian, Penetapan dalam Struktur Manajemen

STRATEGI PENENTUAN STRUKTUR ORGANISASI KPPN YANG IDEAL

Perencanaan adalah proses dasar dimana manajemen memutuskan tujuan dan cara mencapainya. Handoko (1984) mendefinisikan perencaan adalah pemilihan sekumpulan kegiatan dan pemutusan selanjutnya apa yang harus dilakukan, kapan, bagaimana, dan oleh siapa. Dalam perencanaan manajer memutuskan “apa yang harus dilakukan, kapan melakukannya, bagaimana melakukannya, dan siapa yang melakukannya”. Perencanaan adalah suatu proses yang tidak berakhir. Hasil dari proses perencanaan adalah berupa rencana.

Pengorganisasian merupakan proses penyusunan struktur organisasi. T. Hani Handoko (1990) mengemukakan bahwa struktur organisasi disusun adalah untuk membantu pencapaian tujuan organisasi dengan lebih efektif. Struktur organisasi merupakan suatu kerangka yang menunjukkan seluruh kegiatan-kegiatan untuk pencapaian tujuan organisasi dan pola tetap hubungan-hubungan di antara  fungsi-fungsi, bagian-bagian atau posisi-posisi, maupun orang-orang yang menunjukkan kedudukan, tugas, wewenang, dan tanggung jawab yang berbeda-beda dalam suatu organisasi

Analisis

Kementerian Keuangan khususnya di Direktorat Jenderal Perbendaharaan, Direktorat Jenderal Anggaran dan Pusintek sedang menanti diterapkanya SPAN sebagai sebuah perubahan besar di institusi ini. SPAN sebagai sebuah sistem akan membawa perubahan besar tidak hanya perubahan dari sistem lama ke sistem baru tetapi juga perubahan proses bisnis dan tentunya juga dengan segala implikasinya. 

Mereka membuat suatu perencanaan yang besar dalam suatu perusahaan yaitu berupa pergantian sistem lama ke sistem baru serta proses bisnis dengan segala implikasi  yang akan mengubah dan mengembangkan perusahaan mereka.

Salah satu dari implikasi tersebut adalah adanya rightsizing policy yang akan diterapkan di Kementerian Keuangan terkait perubahan struktur organisasi. 

Rightsizing policy adalah kebijakan yang diambil oleh pemangku kebijakan untuk menentukan bentuk organisasi yang ideal.

Pengertian rightsizing tidak hanya mengacu pada upaya perampingan organisasi tetapi juga, upaya untuk memperbesar organisasi.

Suatu perusahaan yang didirikan akan berkembang dan maju apabila, adanya suatu perencanaan yang matang dari pemimpin dan para staf yang bekerja di dalamnya. Perencanaan dan strategi-strategi sebaik terus mengalami perubahan dan kemajuan untuk mencapai hasil yang maksimal.

Pengorganisasian yang dilakukan oleh SPAN cukup berada dalam tingkat atau level yang baik.

Dalam hal Penajaman Fungsi Perbendaharaan meliputi penajaman fungsi pembinaan SDM, kehumasan, dan keterbukaan informasi publik, penajaman fungsi monitoring penyerapan pagu anggaran, penajaman fungsi sebagai pembinaan, koordinasi, dan supervisi pelaksanaan fungsi perbendaharaan.

Implementasi SPAN membawa dampak yang cukup besar bagi KPPN karena adanya beberapa perubahan proses bisnis. Proses bisnis di KPPN yang mengalami perubahan cukup mendasar antara lain proses bisnis yang terkait dengan manajemen komitmen, manajemen kas dan manajemen pembayaran serta manajemen pelaporan. Perubahan proses bisnis juga membawa pengaruh bagi perubahan pada beberapa tugas pokok dan fungsi di KPPN. 

Selain terkait perubahan pelaksanaan tugas pokok dan fungsi, KPPN juga mengalami perubahan struktur organisasi.

Di samping itu SPAN tidak hanya memperhatikan perkembangan perusahaannya dari sudut kwalitas strategi, namun mereka juga melihat dari sudut para karyawannya yang sering di pindah tugaskan. Seringnya di pindah tugaskan, mungkin akan membuat proses kinerja yang menurun.

Dalam proses rightsizing sebuah organisasi, mentalitas pegawai bersifat lebih tidak stabil karena adanya pemindahan pegawai yang mungkin tidak diinginkan, sehingga mudah sekali terpengaruh dan berdampak pada menurunnya semangat kerja dan rendahnya produktivitas. Guna mengantisipasi hal tersebut maka proses rightsizing, perlu didukung oleh visionary leadership dan reward successes.

Visionary leadership merupakan cara pandang strategis yang dimiliki oleh pimpinan organisasi untuk mengkomunikasikan berbagai alasan serta langkah-langkah pelaksanaan rightsizing kepada para pegawai dan masyarakat luas, sehingga diharapkan memperoleh dukungan secara optimal.

Dalam konteks SPAN hal ini dilaksanakan oleh Tim CMC (Change Management and Communication) SPAN dengan melalui media KISS (Komite Impliemntasi SPAN dan SAKTI).

 SPAN sangat memperhatikan kinerja para karyawannya, sehingga untuk menghindari penurunan kinerja dan motivasi karyawannya, SAPAN membuat sistem Reward success.

Reward Succes merupakan bentuk penghargaan yang diberikan oleh pimpinan organisasi kepada kelompok kerja yang berprestasi atau berbagai gagasan untuk memajukan organisasi.
dengan adanya reward succes ini, dimanapun penetapan para karyawan, kinerja mereka tidak akan mengalami penurunan, justru akan termotivasi dalam pengembangan perusahaan tersebut.

Sumber : Stoner A.F James dan R . Edward Freeman. Manajemen edisi ke lima. University of                      Virginia 1995.

                 Cribbin James J .Kepemimpinan Strategi mengefektifkan organisasi.199

                 http://www.span.depkeu.go.id/content/strategi-penentuan-struktur-organisasi-kppn-yang-                     ideal

                                                                                                                    

Natasia Wairissal

15512256

3pa01

Anganmu menuntun Langkahmu

Kriteriaku.... Kepadamu

Memiliki Perusahaan sendiri adalah impian setiap orang. Apalagi perusahaan yang di pegangnya memiliki perkembangan yang pesat. Dalam membangun usaha kita akan banyak menemui berbagai macam tantangan dan godaan. Tantangan-tantangan yang dihadapi juga bukan merupakan tantangan yang hanya datang sebentar, setelah itu pergi. Ya memang terkadang demikian. Namun lain halnya dengan seseorang yang benar-benar merintis usahanya dari nol. Dari awal seseorang yang tidak memiliki apa-apa menjadi seseorang yang memiliki hampir segalanya. Tantangan-tantangan yang di hadapi ini begitu berat bagi mereka yang dengan tekun mau berusaha bangkit dari  keterpurukan dan berdiri menjadi seorang yang tegar dari keterpurukan tersebut. Sehingga tantangan tersebut dianggapnya sebagai angin yang datang namun segera pergi tanpa harus berdiam diri sejenak..

Itulah yang sekarang menjadi angan-angan Saya dalam merintis usaha kecil-kecilan yang akan berkembang menjadi usaha yang maju pesat. Bermula dari motivasi keluarga antara saudara-bersaudara. Kami pun mulai mengembangkan ide untuk memulai usaha kecil ini.

Semua orang pasti akan memimpikan perusahaan yang dibangunnya itu berkembang pesat. Bukan hanya dari segi perusahaan tetapi dari segi kualitas karyawan dan fasilitas serta kepemimpinan di dalam suatu organisasi tersebut. Strategi pemasaran yang dijalankan harus kreatif, agar dapat bersaing dengan dunia luar.

Hal apa yang harus di miliki seseorang apabila seseorang ingin memiliki perusahaan sendiri. Yang memulainya dari nol, dengan proses jatuh bangun yang terkadang membuat kita lemah dan ingin menyerah apabila apa yang ingin kita gapai belum juga berhasil. Belum juga menemukan titik terang, namun secara berlanjut terus dan terus menguras tenaga kita agar lebih dan lebih lagi untuk menggapai puncak tertinggi suatu kesusksesan.

“Hidup tanpa mempunyai TUJUAN sama seperti " Layang-layang putus" Miliki tujuan dan PERCAYALAH anda dapat mencapainya”

“Orang bijak adalah orang yang selalu belajar dari kegagalannya sedangkan orang yang bodoh adalah orang yang selalu menutupi kegagalannya”.

“Orang yang gagah perkasa itu bukan orang yang bertubuh kekar melainkan orang yang mampu mengendalikan emosinya ketika marah”.

“Kebanyakan orang gagal adalah orang yang tidak menyadari betapa dekatnya mereka ke titik sukses saat mereka memutuskan untuk menyerah”.

Ada beberapa strategi yang akan saya gunakan untuk mengembangkan perusahaan yang saya dirikan, agar lebih maju dan berkembang, diantaranya :

1.      Pemimpin harus menunjukan sikap yang bijaksana kepada para bawahannya. Tidaklah memihak terhadap satu karyawan saja tetapi semuanya.

2.      Tidak ada unsur keluarga yang ada di dalam perusahaan saya. Maksudnya adalah apabila suatu saat satu diantara para calon karyawan yang melamar di perusahaan Saya, dia harus melewati tahap-tahap yang telah tercantum dalam peraturan perusahaan Saya. Hasil penerimaan harus sesuai dengan hasil wawancara dan test tertulis.

3.      Para karyawan haruslah Takut akan Tuhan. Walaupun berbeda agama.

4.      Menjunjung tinggi nilai-nilai dan moral dalam bersikap dan bertingkah laku.

5.      Memiliki kerja sama yang baik antar karyawan satu dan karyawan lainnya.

6.      Bersaing secara sehat.

7.      Tidak mencampuradukan masalah pribadi dengan pekerjaan kantor.

8.      Konsisten.

9.      Menghargai waktu

10.  Disiplin

11.  Bekerja keras untuk kemajuan perusahaan.

12.  Sopan terhadap yang lebih tua dan saling menghargai satu sama lainnya.

13.  Jujur

14.  Mandiri

15.  Menghargai pendapat orang lain.

16.  Saling membantu satu sama lainnya apabila mendapat kesusahan.

17.  Berani mengatakan TIDAK terhadap Korupsi.

18.  Berani bertanggung jawab atas apa yang telah di lakukannya.

19.  Patuh terhadap pimpinan

20.  Berwawasan Luas.

Dari beberapa hal diatas, kita juga harus lebih jeli lagi untuk melihat peluang yang ada didepan kita. kreativitas sangatlah diperlukan oleh seorang pemimpin.

Saya yakin dari ke-20 Kriteria tersebut suatu perusahaan dapat berkembang dan maju sesuai dengan yang diharapkan oleh pemimpinnya.

“ Takut akan Tuhan adalah permulaan pengetahuan ”.

                                             Natasia Wairissal

                                                    15512256

                                                       3pa01